Archive for 2013
BAB III
FORMULIR
DEFINISI FORMULIR
Sejak lahir hingga meninggal dunia,
masyarakat modern selalu berhubungan dengan formulir. Formulir kelahiran
demikian sampai kita meninggal semua menggunakan formulir.
Apakah formulir itu ?
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
Apakah formulir itu ?
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.
Formulir disebut juga dengan dokumen.
Contoh:
Faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dsb.
Contoh
faktur penjualan tunai.
FORMULIR ELEKTRONIK
Definisi tetang formulir kertas tersebut diatas dibuat
pada waktu komputer belum digunakan dalam bisnis. Dengan
meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir
elektronik (electronic form) menjadi umum dan meluas dalam bisnis.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan
dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam
pengolahan data elektronik.
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Manfaat formulir elektronik yaitu;
1. Tidak pernah kehabisan formulir
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai
bisnis dapat berhenti jika
perusahaan kehabisan formulir.
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi
2. Tidak pernah ketinggalan jaman
Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi
ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali
disesuaikan dengan perubahan
dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan
tidak diperlukan lagi
untuk pembuatan formulir elektronik.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari
Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak
lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk
perancangan dan percetakan
diperlukan biaya. Formulir
elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format
formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan
tepat.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah
Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk
tujuan yang salah, atau
penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.
Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,
Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir
dapat dilakukan dengan penentuan
pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang
yang memiliki “password” (kata
sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi
“password”.
Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan
salah menggunakan formulir karena
formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file
komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir
5. Kecepatan pengisian formulir
Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak
diragukan lagi. Cursor akan berhenti di
setiap ruang kosong yang harus diisi data dan
membimbing pengisi ke dalam urutan
pengisian formulir secara logis.
Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan
(penambahan, pengurangan,
perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis
hasil perhitungan pada
ruang tertentu dalam formulir.
6. Penangkapan data dilakukan sekali
6. Penangkapan data dilakukan sekali
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam
formulir, kemudian orang
lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan
pemasukan data ke dalam
sistem informasi.
Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi
(penggandaan) penangkapan dan
pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan
terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang
Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan
dikirimkan dari satu tempat ke
tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data
yang mengambang.
Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai
dengan lama waktu yang
diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari
satu tempat ke tempat lain.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir
Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir,
pengelolaan formulir menjadi
suatu pekerjaan yang besar dan kompleks.
Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan,
pengelolaan, dan pengisian
setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang
terintegrasi.
Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data
beberapa kali suatu
formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir
setelah revisi yang terakhir, dan
berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak
revisi terakhir. Data trsebut sangat
bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak
macamnya di dalam perusahaan.
MANFAAT FORMULIR
Formulir sangat penting
artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir
semua peristiwa dalam perusahaan trjadi karena formulir dan memerlukan formulir
untuk merekamnya.
Contoh: banyak orang berpikir pesawat bisa terbang karena pilotnya ini salah yang benar karena formulir yang memberikan ijin bagi pilot untuk menerbangkan pesawat tersebut.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.
Setiap transaksi
terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk
melaksanakan transaksi tersebut.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi
sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi
bisnis.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan
semua kejadian dalam
bentuk
tulisan.
Sering kita mendengar
komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.
Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Contoh:
Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.
PENGGOLONGAN FORMULIR
Formulir dapat digolongkan menurut:
1. Sumbernya
Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:
a). Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan
Digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan.
Contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, m\kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
b). Formulir yang dibuat dan dikirmkam kepada pihak luar perusahaan
Digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan
Conoth: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll.
c). Formulir yang diterima dari luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar perusahaan sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar.
Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.
b
2. Tujuan penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Dalam mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
2. Tujuan penggunaannya
Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.
Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta.
Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.
b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.
Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.
PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:
1. Pemanfaatan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.
Contoh: dalam transaksi pembelian diperlukan pemberitahuan kepada pemasok mengenai pesanan, pemberitahuan kepada bagian penerimaan mengenai barang yang akan diterima dari pemasok, dan pemberitahuan kepada bagian utang untuk melakukan pencatatan utang, jika barangnya sudah diterima.
2. Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data.
Dalam mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas.
Formulir yang dirancang
sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang
tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku
pembantu.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
4. Unsur internal check dalam merancang formulir.
Formulir merupakan
bagiandari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek ini
diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti
dan untuk menjaga kekayaan organisasi.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
5. Nama dan alamat perusahaan pada formulir.
Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namum untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.
6. Nama formulir.
Seperti hal orang orang, formulirpunperlu diberinama unutk memudahkan identifikasinya.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Nomor identifikasi pada setiap formulir.
Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap forulir mulai diperlukan. Untuk menginat berbagai nama formulir, kemungkinan orang akan menemui kesulitan. Oleh karena itu nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.
Dalam prakteknya tidak jarng nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
Contoh formulir bukti kas keluar
8. Formulir besar.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
Jika kita mengisi banyak klom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkina kita mengisi pada baris yang salah adalah besar. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.
9. Pencetakan garis pada fomulir
Garis harus dicetak pad formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.
10. Pencatuman nomor urut tercetak
Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulira dan untuk identifikasi transaksi bisnis.
Pemakaian nomor urut tercetak pada formulir seperti bukti kas keluar, cek, faktur penjualan dan sebagainya merupakan elemen pengawasan intern terhadap transaksi yang bersangkutan dengan formulir tersebut. Demikian juga dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.
11. Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”.
Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.
12. Formulir ganda
Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, sbb: menyisipkan karbon , menggunakan kertas tanapa karbon sebagai bahan cetak formulir berganda.
Contoh surat order pembelian
KAPAN
FORMULIR DIPERLUKAN ?
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ?
1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukkannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.
2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan
formulir akan mengurangi waktupenulisan informasi tersebut.
Contoh:
Contoh:
jika setiap kali
mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan ama barang,
spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak),
maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi
tersebut, sehingga mengurangi waktupenulisan informasi yang harus disampaikan
oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan. Untuk dapat memenuhi permitaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan bagian pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar.
Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh bagian gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan
kepada seseorang duperlukan formulir untuk merekam pertanggung jawaban
pelaksanaan transaksi tersebut.
FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBAGKAN DALAM MERANCANG
FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut ?
Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir
tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama ?
Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi
di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut ? Banyak
perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip
pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ?
Hal ini akan
mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi
waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ?
Hal ini akan
menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ?
Hal ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang
akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan
informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip ?
Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus
digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini
diperlukan.
INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG
FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi:
1. Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri, misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
Gambar :
Survei Formulir
=============================
SURVEI FORMULIR
Survei Formulir
=============================
SURVEI FORMULIR
NAMA FORMULIR……………….. DEPARTEMEN ……………….. NO. FORMULIR …………….
TGL. PEMAKAIAN PERTAMA KALI …………………………………………
DISURVEI OLEH ……………………………. TANGGAL SURVEI …………………………………..
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Jika Saudara perlu menambahakan penjelasan, gunakanlah ruang dihalaman sebalik formulir ini.
Tujukkan nomor pertanyaan yang bersangkutan dengan penjelasan Saudara.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. Fungsi umum formulir …………………………………………………………………
2. Apakah formulir ini mutlak diperlukan ?
3. Dapatkah digunakan formulir lain ?
4. Dapatkah formulir ini dapa digabung dengan formulir yang lain ?
5. Jika jawaban pertanyaan 4 adalah ya formulir nomor berapa ? …………………………..
6. Formulir lain apa yang dipakai sehubungan dengan pemakaian formulir ini ? Nama formulir
………….. No. Formulir ……………… Informasi diambil dari formulir nomor …………..
Ditransfer ke formulir no. ………………………
T E K S
7. Apakah nama formulir secara jelas menunjukkan fungsinya ?
8. Apakah instruksi dan teksnya jelas ?
9. Apakah unsur yang ada di dalam formulir diperlukan ?
10. Apakah semua unsur yang diperlukan sudahmemuat di dalam formulir ?
11. Apakah susunan informasi sesuai dengan ururtan operasinya ?
D E S A I N
12. Apakah ruang yang disediakan cukup untuk diisi data ?
13. Apakah garis diatur cukup untuk diisi data dengan mesin ketik ?
14. Apakah garis diatur cukup untuk diproses denganekuipmen kantor yang tersedia ?
15. Apakah penampilan formulir menarik ?
K E R T A S
16. Apakah mutu kertas sesuai dengan pemakainformulir ?
17. Apakah mutu kertas tahan dengan pelipatan ?
18. Apakah mutu kertas tahan terhadap kareakteristik pemakainya ?
19. Apakah berat kertas sesuai dengan karakterisitik penggunaannya ?
20. Apakah ukuran kertas tepat untuk pemotongan kertas yang efisien ?
21. Apakah ukuran kertas tepat untuk ekuipmen kantor ?
22. Apakah ukuran kertas tepat untuk dimasukkan ke dalam amplop ?
23. Apakah ukuran kertas tepat untuk menampung informasi ?
24. Apakah ukuran kertas tepat untuk penampilan ?
PRODUKSI
25. Berapa kuantitas yang digunakan ? Bulanan ………….. Tahunan…………………
26. Dimana tempat penyimpanan formulir ? ……………………………………………
27. Berapa jumlah lembar formulir ii yang tersedia sekarng ditempat penyimpanan ?
28. Jika akan memesan kembali formulir ini, pemasok manakah yang akan dhubungi ?
KESIMPULAN …………………………………..
DISAHKAN OLEH : ……………………………..
TANGGAL : ……………………………………
=================================
DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:
- dokumen sumber
- dokumen pendukung
Dokumen sumber adalah
Dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.
Dokumen pendukung adalah
Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber tersebut.
Contoh:
Gambar:
Transaksi, Dokumen Sumber, dan
Dokumen Pendukung yang bersangkutan
TRANSAKSI DOKUMEN SUMBER DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTANPenjualan Tunai Faktur Penjualan Tunai Pita register kas
Penjualan Kredit
Faktur Penjualan - Surat order pengoiriman
- Laporan pengiriman barang
- Surat muat
Retur Penjualan Memo Kredit Laporan penerimaan barang
Pembelian
Bukti Kas Keluar - Surat order pembelian
- Laporan penerimaan barang
- Faktur dari pemasok
Retur Pembelian Memo Debit Laporan pengiriman barang
Penggajian dan pengupahan Bukti Kas Keluar - Daftar gaji
- Rekap daftar gaji
Pemakaian barang gudang Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang -
SOAL & KASUS:
1. Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Sebutkan informasi apa saja yang harus dicantumkan dalam formulir bukti kas keluar yang disajikan dalam gamabr 3.2 ?
2. Sebutkan 4 manfaat formulir
3. Salah satu fungsi formulir adalah untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. Berdasarkan formulir buktikas keluar yang tercantum dalam gambar 3.2 sebutkan tanggung jawab yang diterapkan dengan penggunaan formulir tersebut.
4. Menurut sumbernya, formulir dapat digolongkan menjadi 3 golongan. Sebutkan tiga golongan tersebut dan berikan contoh untuk masing-masing golongan tersebut.
5. Jelaskan formulir elektronik dan jelaskan pula keungguln formulir tersebut diabndingkan dengan formulir kertas.
6. Menurut tujuannya. Formulir dapat digolongkan menjadi 2 golongan. Sebutkan dua golongan tersebut dan berikan contoh unutk measing-masing golongan tersebut.
7. Terdapat 12 prinsip dasar yang dipakai sebagai landasan perancangan suatu formulir. Sebutkan dan jelaskan 5 prinsip dasar tersebut.
8. Salah satu prinsip dasar perancangan formulir adalah pencantuman nomor urut tercetak pda formulir-formulir yang penting dalam perusahaan. Jelaskan kegunaan nomo urut tercetak pada formulir tersebut.
9. Sebutkan tiga cara untuk menghasilkan formulir berganda.
10. Dalam merancang formulir berganda, jika informasi tertentu yang tercantum dalam lembar asli tidak dikehendaki tampak pada formulir tembusannya, bagaimana cara yang dapat ditempuh.
11. Dalam kondisi apa formulir diperlukan.
12. Sebutkan berbagai faktor yang baru dipertimbangkan oleh analis sistem dalam merancang formulir.
KASUS:
1. Rancanglah formulir berdasarkan data berikut ini:
a. Fungsi formulir adalah untuk meminta barang dari gundang.
b. Formulir akan diisi dengan tangan.
c. Formulir ini hanya digunakan untuk kepentingan intern saja , yaitu digunakan oleh pemakai barang untuk meminta barang dari bagian gudang.
d. Formulir ini harus berisi informasi berikut ini:
1). Nama bagian yang memerlukan barang
2). Untuk tujuan apa barang tersebut diminta (hanya ada tiga tujaun, produksi, reparasi dan
pemeliharaan, dan investasi).
3). Tanggal pengisian formulir
4). Kode dan nama barang, satuan dan kuantitas barang yang diminta
5). Tanda tangan dan nama Kepala Bagian yang meminta barang.
6). Tanda tangan dan nama Kepala Departemen yang bersangkutan yang menyetujui
permintaan barang.
e. Jenis barang yang diminta dalam setiap formulir tidak akan lebih dari 5 macam
2. Rancanglah formulir berdasarkan data berikut ini:
a. Formulir digunakan untuk memberitahukan secara periodik mengenai saldo awal, mutasi dan saldo akhir piutang perusahaan kepada setiap debitur.
b. Formulir ini akan diisi dengan menggunakan mesin ketik.
c. Informasi yang akan dicantumkan dalam formulir ini adalah:
1). Nama dan alamat debitur
2). Periode yang dicakup oleh pemberitahuan ini.
3). Tanggal transaksi
4). Nomor bukti transaksi
5). Keterangan tentang transaksi
6). Jumlah rupiah mutasi debit atau kredit
7). Jumlah rupiah saldo
8). Nama dan tanda tangan Kepala Departemen Akuntansi.
3. Rancanglah formulir berdasarkan data berikut ini:
a. Fungis formulir adalah untuk meminta jasa reparasi dari bagian bengkel
b. Formulir akan diisi dengan tulisan tangan
c. Formulir ini hanya digunakan unutk kepentingan intern saja, yaitu digunakan oleh unit-unit organisasi yang memerlukan jasa reparasi aktiva atetap kepada Bagian Benkgel.
d. Formulir ini harus berisi informasi sebagai berikut:
1). Nama bagian yang memerlukan barang
2). Untuk tujuan apa barang tersebut diminta (hanya ada dua tujuan: reparasi biasa dan reparasi besar/overhoul.)
3). Tanggal pengisian formulir
4). Kode aktiva tetap yang direparasi.
5). Tanda tangan dan nama Kepala Bagian yang meminta barang.
6). Tanda tangan dan nama Kepala Departemen yang bersangkutan yang menyetujui permintaan jasa reparasi.
7). Uraian ringkas mengenai jesni kerusakan aktiva tetap yang akan direparasi.
4. Rancanglah formulir berdasarkan data berikut ini:
a. Fungsi formulir adalah utuk merekam data hasil perhitungan kas perusahaan.
b. Formulir ini akan disajikan dengan msein ketik.
c. Formulir ini hanya digunakan untuk kepentingan intern saj, yaitu digunakan oleh Bagian Pemeriksa Intern sebagai dokumentasi hasil kegiatan penghitungan kas yang dilakukan oleh abgian ini secar periodik.
d. Formulir ini harus berisi informasi sbb:
1). Tanggal dilakukannnya penghitungankas.
2). Jenis kas yang dihitung (uang logam, uang kerta, cek, credit card sale slip, pos wesel, bank draft).
3). Jumlah lembar atau keping dan nilai nominal uang,
4). Tadna tangan pemeriksa intern yang melakukkan penghitungan kas.
5). Tanda tangan Bagian Kasa yang menyaksikan penghitungan kas.
6). Pernyataan bagianKasa yang berbunyi sebgai berikut:
‘Kami menyaksikan penghitungan kas yang dilaksanakan oleh pemeriksa intern pada tanggal: ______________. Jumlah kas yang dihitung oleh pemeriksa intern pada tanggal penghitungan kas tersebut adalah benar seperti jumlah yang dicantumkan dalam dokumen ini, dan jumlah kas tersebut telah dikembalikan kepada kami dalam jumlah penuh segera setelah pengitungan kas selesai dilaksanakan oleh pemeriksa inter.”
BAB
2
METODOLOGI
PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI
METODOLOGI PENGEMBANGAN SYSTEM
Metodologi pengembangan system adalah
langkah-langkah yang dilalu oleh analis system dalam mengembangkan system
informasi . Pengembangan system akuntansi dilaksanakan melalui tiga tahap utama
berikut ini :
1. Analisis system ( system analysis )
2.Desain system ( system desain )
3.Implementasi system ( system implementation )
Analisis Sistem
Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap :
1.Analisis Pendahuluan
Analisis pendahuluan dilakukan untuk kepentingan pembuatan usulan pelaksanaan analisis system ..Dalam anlisis pendahuluan ini , analisis system mengumpulakan informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai perusahaan kliaen . Untuk hal ini analisis system harus membuat work sheet atau chek shet .
1. Analisis system ( system analysis )
2.Desain system ( system desain )
3.Implementasi system ( system implementation )
Analisis Sistem
Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap :
1.Analisis Pendahuluan
Analisis pendahuluan dilakukan untuk kepentingan pembuatan usulan pelaksanaan analisis system ..Dalam anlisis pendahuluan ini , analisis system mengumpulakan informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai perusahaan kliaen . Untuk hal ini analisis system harus membuat work sheet atau chek shet .
2.Penyusunan usulan pelaksanaan analis system
Dalam dokumen “ usulan pelaksaan analisi system”
a.alasan tingkas dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembanga system akuntansi
b. pernyataan khusus tentang persyaratan kinerjaan yang diharapkan system akuntansi yang di usulkan
c.Batasan luas analisis system yang akan dilakukan
d.Identifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis system
e.Identifikasi sumber-sumber pontesial yang dapat menyediakan informasi yang di perlukan dalam
analisis
system
f. Daftar peristiwa besar atau titik-titik penegcekan yang digunakan untuk pengecek perkembangan
f. Daftar peristiwa besar atau titik-titik penegcekan yang digunakan untuk pengecek perkembangan
analisis
system yang dilaksanakan oleh analisis system
3.Pelaksanaan analisis system
Langkah yang dilakukan oleh anlisissistem dalam melaksanakan analisis system :
a. Analisis Laporan yang dihasilkan system sekarang
b.Menganalisis transaksi
c.Mempelajari catatan pertema
d.Mempelajari catatan terakhir
4.Sumber informasi dalam analisis system
5.Teknik pengumpulan informasi dalam analisis sistem
6.Penyusunanlaporan hasil analisis sitem
DESAIN SISTEM
Tahap desain system ini dibagi menjadi limat tahap :
1. Desain system secara garis besar
2. Penyusuan usaha desain sisrem secara garis besar
3.Evaluasi system
4.Penyusanan laporan final desain system secara garis besar
5.Desain system secara rinci
6.Penyusunan laporan finak desain system secara rinci
IMPLEMENTASI SISTEM
1.Persiapan Impletasi system
2.pendidikan dan pelatihan karyawan
3.Konversi system
a.Konversi langsung
b.Konversi paralel
c.Konversi modular
d.Konversi phase-in
SISTEM UNTUK PEMBUATANBAGAN LIAR DATA ( DATA FLOW DIAGRAM )
SISTEM UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT FLOWCHART )
Berikut ini adalah symbol-simbol standar dengan maksanya masing-masing :
1. Dokumen
2.Dokumen dan tembusan
3.Berbagai dokumen
4.Catatan
5.Penghubung pada halaman yang sama
6.Penghubung pada halaman berbeda
7.Kegiatan manual
8.Keterangan komentar
9.Arsip sementara
10.Arsip permanen
11.on-line computer process
12.Keying ( typing , verifying )
13.Pita magnetic ( magnetic tape )
14.On-line storage
15.Keputusan
16.Garis Alir
17.Persimpangan garis alir
18.Pertemuan garis alir
19.Mulai/berakhir
20.Masukke system
21.keluar ke sisten lain
Manfaat penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis dalam menggambar suatu system :
1. Dengan Gambar sitem yang menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan air
2.perubahan system lebih mudah digambarkan dengan menggunakn bagan air
3.kelemahan-kelemahan dalam sitem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan air
4.Dokumen system akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan air
Bahan untuk mebuat bagan alir dokumen ialah :
I.Unit Organisasi Pemakai :
1.Mengisi bukti permintaab dan pengeluaran barang gudang ( BPPBG ) 3 lembar
2. Meminta Otorisasi dari kepala bagian yang bersangkutan
3. Menyerahkan 3 lembar BPPBG tersebut ke bagian gudang
4. Menerima barang dari bagian gudang disertai dengan BPPBG Lembar ke-2
5. Mengarispkan BPPBG lembar ke-3 menurut nomor urutnya
II.Bagian Gudang
III. Bagian Akuntansi
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
BAB I
DEFINISI SISTEM
Sistem adalah sekelompokunsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya ,yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu .
pengertian umum mengenai sitem sebagai berikut :
1. Sistem terdiri dari unsur-unsur
2. Unsur-unsur tesebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan
3. Unsur system tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan system
4 .Suatu sitem merupakn bagian dari sitem lain yang lebih besar
Sitem diciptakan untuk menangani suatu yang berulangkali atau yang sevara rutin terjadi .
Sistem adalah sekelompokunsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya ,yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu .
pengertian umum mengenai sitem sebagai berikut :
1. Sistem terdiri dari unsur-unsur
2. Unsur-unsur tesebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan
3. Unsur system tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan system
4 .Suatu sitem merupakn bagian dari sitem lain yang lebih besar
Sitem diciptakan untuk menangani suatu yang berulangkali atau yang sevara rutin terjadi .
SISTEM AKUNTANSI
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir , catatan , laporan yang dikoordinasi sedekimian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan .
Unsur suatu system akuntansi pokok adalah :
1. Formulir
Formulir/ Dokumen /media merekam terjadinya suatu transaksi yang tejadi di dalam organisasi ke dalam cacatan . Contoh formulir adalah faktur penjualan , buku kas keluar dan cek . Dalamsistem akuntansi manual ( manual system ) , media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formuliryang dibuat dari kertas kerja ( paper form )
2. Jurnal
cactan akuntansiyang pertama , sumber informasi di dalam jurnal adalah formulir . Untuk diklasufikaskan penggolongan yang sesuai dengan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan terdapat kegaiatan meringkas data yang hasil ringkasannya mengahislkan jumlah rupiah .
3. Buku Besar
Buku besar terdiridari rekening-rekening yang sesuai dengan unsure-unsur informasi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir , catatan , laporan yang dikoordinasi sedekimian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan .
Unsur suatu system akuntansi pokok adalah :
1. Formulir
Formulir/ Dokumen /media merekam terjadinya suatu transaksi yang tejadi di dalam organisasi ke dalam cacatan . Contoh formulir adalah faktur penjualan , buku kas keluar dan cek . Dalamsistem akuntansi manual ( manual system ) , media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formuliryang dibuat dari kertas kerja ( paper form )
2. Jurnal
cactan akuntansiyang pertama , sumber informasi di dalam jurnal adalah formulir . Untuk diklasufikaskan penggolongan yang sesuai dengan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan terdapat kegaiatan meringkas data yang hasil ringkasannya mengahislkan jumlah rupiah .
3. Buku Besar
Buku besar terdiridari rekening-rekening yang sesuai dengan unsure-unsur informasi
yang disajikan ke dalam laporan keuangan .
4. Buku Pembantu
Buku pemabntu terdiri dari buku pembantu piutang dan buku pembantu hutang .Buku pembantu merupakan cacatan akntansi akhir ( book of final entry )
5.Laporan
hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang berupa , neraca , laporan laba rugi , laporan perubahan laba yang di tahan , laporan harga pokok penjualan , laporan biaya pemasaran , laporan hPP ,daftar umur piutang , daftar utang , yang akan dibayar , daftar saldo persediaan yang lambat penjaualnnya . Laporan berisis informasiyang merupakan keluaran system akuntansi .laporan dapat berebentuk hasil cetak computer dan tayangan pada layar monitor computer .
PERBEDAAN PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR
Definisi system dan prosedur adalah sebagai berikut :
Sisitem aadalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksankan kegiatan pokok perusahaan .
Prosedur adalah suatu urutan kegaiatan klerikal , yang biasa melibatkan beberapa orang dalam satu departeman atau lebih , yang dibuat untuk pinjaman penanganan secara seragam transaksi perubahan yang terjadi berulang-ulang .
kesimpulannya bahwa suatu system terdiri dari Jaringan prosedur ; sedanglan posedur merupan urutan kegiatan klerikal . kegiatan klerikal yangdilakukan untuk mencatat informasi dalam formuliruku jurnal , dan buku besar terdiri dari
a. Menulis
b. Menggandakan
c. Menghitung
d. Memberikode
e. Mendaftar
f. Memilih (mensortasi)
g. Memindah
4. Buku Pembantu
Buku pemabntu terdiri dari buku pembantu piutang dan buku pembantu hutang .Buku pembantu merupakan cacatan akntansi akhir ( book of final entry )
5.Laporan
hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang berupa , neraca , laporan laba rugi , laporan perubahan laba yang di tahan , laporan harga pokok penjualan , laporan biaya pemasaran , laporan hPP ,daftar umur piutang , daftar utang , yang akan dibayar , daftar saldo persediaan yang lambat penjaualnnya . Laporan berisis informasiyang merupakan keluaran system akuntansi .laporan dapat berebentuk hasil cetak computer dan tayangan pada layar monitor computer .
PERBEDAAN PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR
Definisi system dan prosedur adalah sebagai berikut :
Sisitem aadalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksankan kegiatan pokok perusahaan .
Prosedur adalah suatu urutan kegaiatan klerikal , yang biasa melibatkan beberapa orang dalam satu departeman atau lebih , yang dibuat untuk pinjaman penanganan secara seragam transaksi perubahan yang terjadi berulang-ulang .
kesimpulannya bahwa suatu system terdiri dari Jaringan prosedur ; sedanglan posedur merupan urutan kegiatan klerikal . kegiatan klerikal yangdilakukan untuk mencatat informasi dalam formuliruku jurnal , dan buku besar terdiri dari
a. Menulis
b. Menggandakan
c. Menghitung
d. Memberikode
e. Mendaftar
f. Memilih (mensortasi)
g. Memindah
h. membandingkan
Prosedur
orde penjualan terdiri dari kegiatan klerikal seperti :
a)
Menulis data menegnai tanggal kode barang , jenis kuantitas ,
harga satuan , harga total , nama pramuniaga .
b)
Menggandakan faktur
pejualan tunai dengan cara mengisi formulir tersebut lebih dari satu lembar
c)
Menghitung perkalian harga satuan dengan kuantitas serta jumlah
harga yang harus dibyar oleh pembeli
d)
Memberi kode dengan cara mencantumkan kode buku pada faktur
penjaualn tunai
Prosedur peneriamaan kas terdiri dari kegiatan klerikal seperti :
a)
Menulis data mengenai jumlah uang yang diterima oeleh kasir dalam
pita register kas dan mebubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai .
b)
Menghitung jumlah uang tunai yang di terima dari pembeli
c)
Membandingkan jumlah harga yang harus dibayare oleh pembeli yang
tercantum dalam faktur penjualan tunai dengan junlah uang yang diterima oleh
bagian kasa .
Prosedur Penyerahan barang terdiri dari
kagiatan klerikal seperti :
a)
Menulis data mengenai penyerahan barang dengan cara membubuhkan
cap “ sudahdiambil “ pada faktur
penjualan tunai .
b)
Membandingkan jenis barang yang di cantumdalam faktur penjualan
tunai yang di terima dari bagian penjualandengan jenis barang yang tercantum
dalam faktur penjualan tunai yang diterima dari pembeli .
Prosedur rekonsiasi bank terdiri dari kegaiatan klerikalseperti ::
Prosedur rekonsiasi bank terdiri dari kegaiatan klerikalseperti ::
a.)
Membandingkan jumlah rupiah yang tercantum dalam pita register kas
harian dengan bukti setor
b.)
Membantingkan informasi yang tercantum dalam rekening kotan bank
dengan catatan kas yang diselenggarakan oleh bagaian akuntansi .
KOMPONEN UTAMA SISTEM INFORMASI
Sistem
akuntansi adalah salah satu sistem informasi di antara berbagai system
informasi yang digunakan oleh manjemen dalam mengelola perusahaan . Setiap system informasi terdiri dari
blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut . Komponen bangunan system
informasi terdiri dari 6 blok ( disebut information system building block ,
yakni : masukan , model , keluaran ,
teknologi ,basis data , dan pengendalian .
Arsitek yang memepunyai tanggung jawab untuk menjadikan blok-blok tersebut menjadi bangunan system informasi yang menghasilakn informasi bagi para pemakainya disebut dengan analisi system ( system analyst ).
Pengertian setiap blok-blok yakni:
1. Blok Masukan ( Input Block )
Masukan adalah data yang dimasukan ke dalam system informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukan data tersebut ke dalam system . masukan terdiri dari transaksi , permintaan , pertanyaan , perintah , dan pesan . Umumnya masukan harus mengukuti aturan dan bentuk tertentu mengenai isi , indentifikasi , otorisasi , tata letak dan pengelolaannya .Cara untuk memasukan masukan ke dalam system dapat berupa tulisan , formulir kertas , pengenalan karekteristik fisik sidik jari , papan ketik , dan lain-lain .
2. Blok Model ( Model Block )
Blok modelterdiri dari lagico – mathematical models yang pengolahan masukan dan data yang di simpan dengan berbagai macam cara untuk memproduksi hasil yang di kehendaki atau keluaran . lagico-,athematical models dapat mengkombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu pertanyaan , atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu laporan singkat .
Laba = Pendapatan – Biaya
3. Blok Keluaran ( Output Block )
Produk suatu system akuntansi adalah keluaran yang burupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat menejemen dan semua pemakian informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi . Keluaran suatu system merupakan factor utama yang menentukan bolk-blok lain suatu sitem informasi . Jika keluaran suatu system informasi tidak sesuai kebutuhan pemakai informasi , perancangan blok masukan , model , teknologi , basis data dan pengendalian tidak ada manfaatnya .
Keluaran system akuntansi dapat berupa laporan keuangan , faktur , surat order pembelian , cek laporan pelaksaan anggaran , jawaban atas suatu pertanyaan , pesan , perintah , hasil suatu pengambilan keputusan yang di program, scenario , dan simulasi , dan aturan pengambilan keputusan . Mutu yang harus melekat dalam keluaran system informasi adalah : ketelitian , ketepatan waktu dan relevasi .
Media yang di pakai untuk menyajikan keluaran system informasi dapat berupa ;layar monitor , mesin pencetak , , alat pendengar , atau microfilm . umumnya keluaran system akuntansi brupa hasil cetak mesin cetak dan tayangan pada minitot computer .
4. Blok Teknologi ( technology block )
Teknologi menangkapa masukan , menjalankan model , menyimpan dan mengakses data , menghasilkan dan menyampaikan keluaran , serta mengendalikan seluruh system .
Teknologi terdiri dari 3 komponen yaitu : Komputer dan menyimpan data di luar , (auxiliary strorage) , telekomunikasi , dan perangkat lunak (software).
5.Blok Basis Data ( Data Base Block )
Tempat penyimpanan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi
Bassi data dapat diperelakukan menjadi dua sudut yakni : sudutpandang fisik dan secara logis .
6. Blok Pengendalian ( Cotrol Block )
mengendaliakan sesuatu bencana yang akan datang .
SISTEM AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR
Kegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari : desain dan pengembangan produk , pengolahan bahan baku menjadi produk jadi , dan pejualan produk jadi kepada pembeli . Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan , umumnya dirancang system akuntansi yang terdiri dari :
1. Sistem Akuntansi Pajak
2. Sistem Akuntansi Piutang
3.Sistem Akuntansi Utang
4.Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
5.Sistem Akuntansi Biaya
6.Sistem Akuntansi Kas
7.Sistem Akuntansi Persediaan
8. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
TUJUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI
Tujuan umum pengembangan system akuntansi terdiri dari :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilakan oleh system yang sudah ada , baik mengenai mutu , ketepatan penyajian , maupun struktur informasi .
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern , yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan ( reliability ) informasi akuntasi dan untuk menyediakan catatan lengakap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekyaan perusahaan .
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam menyelenggaran catatan akuntansi .
TIPE PENUGASAN PENGEMBANGAN SITEM AKUNTANSI
Berdasarkan tujuan pengembangan system akuntansi tersebut di atas , penugasan pengembangan system akuntansi dapat berbentuk seperti :
1. Pengembangan suatu system akuntansi baru yang lengekap
2. Perlunasan system akuntansi yang sekarang di pakai untuk mencangkup kegiatan bisnis yang baru
3. Perbaikan berbagai tahap system dan prosedur yang sekarang digunakan
Pengembangan system akuntansi baru yang lengkap mencakup pengembangan berbagai system sebagai berikut :
a . Sistem akuntansi pokok
b . Sistem akuntansi piutang , sitem akunasi utang , system akuntansi penggajian dan penguahan , system akuntansi biaya , sistem akuntansi kas , system akuntansi persediaan , system akuntansi aktiva tetap .
SIAPA YANG HARUS MENGENRJAKAN PEKERJAAN PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI ?
Pengembangan system akunatnsi baiasanya dilakukan oleh : analis system yang bekerja dalam perusahaan atau profesi akuntan public . Analis system adalah orang yang memiliki keahlian dalam menggabungkan berbagai blok bangunan sietem informasi menjadi suatu bangunan system informasi ,Dalam perusahanan biasa unit yag membantu ini di sebut denag Departemen Sistem Informasi .
SISTEM AKUNTANSI UNTUK MELAKSANAKAN BISNIS
Contoh yang di uraikan berikut ini dimaksud untuk memberikan gambaran bahwa ujung tombak bisnis perusaahn terletak pada system akunatnsi yang digunakan untuk menjalankan bisnis :
I. Cancelled Check
Cancelled Check adalah cek yang telah diterima oleh pembuat cek ( check issuer ) melalui sitem perbank setelah cek tersebut digunakan sebagai alat pembayaran , dapat juga sebagai bukti pembayaran bagi pembuat cek .Sedangkan Voided check adalah cek yang rusak dan dibatalkan oleh pembuat cek sebagai alat pembayaran , karena cek yang telah digunakan oleh pembuat cek akhirnya diterima kembali oleh pembuat cek .Di Indonesia cancelled chevk tidak dikembalikan kepada pembuat cek , melaikan di simpan di bank pihak pembuat cek .
II. COD Sale
COD sale belum merupakan system penjualan yang biasa dilkukan oleh perusahaan di Indonesia . Dalam sitem penualan dengan COD sale , penjual mengirim Katalog-katalog kepada para calon pembeli .
III. Unattended Gasaline Station
Adalah tempat penjualan bensin yang tidak dijaga orang , yang menggunakan kartu kredit yang berlangganan
IV. Bisnis Kartu Kredit ( Credit Card Business )
adalah penjualan jasa tagih .
HUBUNGAN SISTEM AKUNTANSI DENGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Gambar hungungan system informasi akuntansi dengan system informasi majemen :
Sistem Informasi Manajeman :
a . Sistem Inforamsi Pemasaran
b . Sistem Informasi Produksi
c . Sistem Informasi Akuntansi
- Sistem akuntansi piutang
- Sistem akuntansi utang
- Sistem akuntansi penggajian
- Sistem akuntansi aktiva tetap
- Buku besar
- Sistem akuntansi persedian
d . Sistem Informasi Teknik
Arsitek yang memepunyai tanggung jawab untuk menjadikan blok-blok tersebut menjadi bangunan system informasi yang menghasilakn informasi bagi para pemakainya disebut dengan analisi system ( system analyst ).
Pengertian setiap blok-blok yakni:
1. Blok Masukan ( Input Block )
Masukan adalah data yang dimasukan ke dalam system informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukan data tersebut ke dalam system . masukan terdiri dari transaksi , permintaan , pertanyaan , perintah , dan pesan . Umumnya masukan harus mengukuti aturan dan bentuk tertentu mengenai isi , indentifikasi , otorisasi , tata letak dan pengelolaannya .Cara untuk memasukan masukan ke dalam system dapat berupa tulisan , formulir kertas , pengenalan karekteristik fisik sidik jari , papan ketik , dan lain-lain .
2. Blok Model ( Model Block )
Blok modelterdiri dari lagico – mathematical models yang pengolahan masukan dan data yang di simpan dengan berbagai macam cara untuk memproduksi hasil yang di kehendaki atau keluaran . lagico-,athematical models dapat mengkombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas suatu pertanyaan , atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu laporan singkat .
Laba = Pendapatan – Biaya
3. Blok Keluaran ( Output Block )
Produk suatu system akuntansi adalah keluaran yang burupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat menejemen dan semua pemakian informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi . Keluaran suatu system merupakan factor utama yang menentukan bolk-blok lain suatu sitem informasi . Jika keluaran suatu system informasi tidak sesuai kebutuhan pemakai informasi , perancangan blok masukan , model , teknologi , basis data dan pengendalian tidak ada manfaatnya .
Keluaran system akuntansi dapat berupa laporan keuangan , faktur , surat order pembelian , cek laporan pelaksaan anggaran , jawaban atas suatu pertanyaan , pesan , perintah , hasil suatu pengambilan keputusan yang di program, scenario , dan simulasi , dan aturan pengambilan keputusan . Mutu yang harus melekat dalam keluaran system informasi adalah : ketelitian , ketepatan waktu dan relevasi .
Media yang di pakai untuk menyajikan keluaran system informasi dapat berupa ;layar monitor , mesin pencetak , , alat pendengar , atau microfilm . umumnya keluaran system akuntansi brupa hasil cetak mesin cetak dan tayangan pada minitot computer .
4. Blok Teknologi ( technology block )
Teknologi menangkapa masukan , menjalankan model , menyimpan dan mengakses data , menghasilkan dan menyampaikan keluaran , serta mengendalikan seluruh system .
Teknologi terdiri dari 3 komponen yaitu : Komputer dan menyimpan data di luar , (auxiliary strorage) , telekomunikasi , dan perangkat lunak (software).
5.Blok Basis Data ( Data Base Block )
Tempat penyimpanan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi
Bassi data dapat diperelakukan menjadi dua sudut yakni : sudutpandang fisik dan secara logis .
6. Blok Pengendalian ( Cotrol Block )
mengendaliakan sesuatu bencana yang akan datang .
SISTEM AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR
Kegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari : desain dan pengembangan produk , pengolahan bahan baku menjadi produk jadi , dan pejualan produk jadi kepada pembeli . Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan , umumnya dirancang system akuntansi yang terdiri dari :
1. Sistem Akuntansi Pajak
2. Sistem Akuntansi Piutang
3.Sistem Akuntansi Utang
4.Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
5.Sistem Akuntansi Biaya
6.Sistem Akuntansi Kas
7.Sistem Akuntansi Persediaan
8. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
TUJUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI
Tujuan umum pengembangan system akuntansi terdiri dari :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilakan oleh system yang sudah ada , baik mengenai mutu , ketepatan penyajian , maupun struktur informasi .
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern , yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan ( reliability ) informasi akuntasi dan untuk menyediakan catatan lengakap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekyaan perusahaan .
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam menyelenggaran catatan akuntansi .
TIPE PENUGASAN PENGEMBANGAN SITEM AKUNTANSI
Berdasarkan tujuan pengembangan system akuntansi tersebut di atas , penugasan pengembangan system akuntansi dapat berbentuk seperti :
1. Pengembangan suatu system akuntansi baru yang lengekap
2. Perlunasan system akuntansi yang sekarang di pakai untuk mencangkup kegiatan bisnis yang baru
3. Perbaikan berbagai tahap system dan prosedur yang sekarang digunakan
Pengembangan system akuntansi baru yang lengkap mencakup pengembangan berbagai system sebagai berikut :
a . Sistem akuntansi pokok
b . Sistem akuntansi piutang , sitem akunasi utang , system akuntansi penggajian dan penguahan , system akuntansi biaya , sistem akuntansi kas , system akuntansi persediaan , system akuntansi aktiva tetap .
SIAPA YANG HARUS MENGENRJAKAN PEKERJAAN PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI ?
Pengembangan system akunatnsi baiasanya dilakukan oleh : analis system yang bekerja dalam perusahaan atau profesi akuntan public . Analis system adalah orang yang memiliki keahlian dalam menggabungkan berbagai blok bangunan sietem informasi menjadi suatu bangunan system informasi ,Dalam perusahanan biasa unit yag membantu ini di sebut denag Departemen Sistem Informasi .
SISTEM AKUNTANSI UNTUK MELAKSANAKAN BISNIS
Contoh yang di uraikan berikut ini dimaksud untuk memberikan gambaran bahwa ujung tombak bisnis perusaahn terletak pada system akunatnsi yang digunakan untuk menjalankan bisnis :
I. Cancelled Check
Cancelled Check adalah cek yang telah diterima oleh pembuat cek ( check issuer ) melalui sitem perbank setelah cek tersebut digunakan sebagai alat pembayaran , dapat juga sebagai bukti pembayaran bagi pembuat cek .Sedangkan Voided check adalah cek yang rusak dan dibatalkan oleh pembuat cek sebagai alat pembayaran , karena cek yang telah digunakan oleh pembuat cek akhirnya diterima kembali oleh pembuat cek .Di Indonesia cancelled chevk tidak dikembalikan kepada pembuat cek , melaikan di simpan di bank pihak pembuat cek .
II. COD Sale
COD sale belum merupakan system penjualan yang biasa dilkukan oleh perusahaan di Indonesia . Dalam sitem penualan dengan COD sale , penjual mengirim Katalog-katalog kepada para calon pembeli .
III. Unattended Gasaline Station
Adalah tempat penjualan bensin yang tidak dijaga orang , yang menggunakan kartu kredit yang berlangganan
IV. Bisnis Kartu Kredit ( Credit Card Business )
adalah penjualan jasa tagih .
HUBUNGAN SISTEM AKUNTANSI DENGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Gambar hungungan system informasi akuntansi dengan system informasi majemen :
Sistem Informasi Manajeman :
a . Sistem Inforamsi Pemasaran
b . Sistem Informasi Produksi
c . Sistem Informasi Akuntansi
- Sistem akuntansi piutang
- Sistem akuntansi utang
- Sistem akuntansi penggajian
- Sistem akuntansi aktiva tetap
- Buku besar
- Sistem akuntansi persedian
d . Sistem Informasi Teknik
